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Abraçando uma nova realidade: táticas de curto prazo

Que fatores devem ser considerados para o retorno das pessoas ao trabalho?

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Adaptação do conteúdo original e imagens da Herman Miller

Aprendemos muito com a crise do coronavírus. Apesar de não existir uma fórmula pronta que se aplique a todos os casos – além das orientações mudarem conforme as descobertas científicas e regulamentações evoluem –, queremos oferecer alguns insights para um retorno seguro ao local de trabalho no curto prazo.

Quais fatores você deve considerar para o retorno das pessoas ao local de trabalho?

Enquanto nos especializamos na atmosfera criada pelo retorno, nós defendemos uma mudança de comportamento como o fator fundamental para manter as pessoas saudáveis. O clima entre os funcionários pode ser um catalisador significativo para a retomada, mas sozinho, não é capaz de manter todos seguros. Criar políticas e uma cultura que facilite que as pessoas fiquem em casa quando estão doentes é, provavelmente, a maneira mais eficaz de reduzir o risco de infecção.

Priorize medidas comunitárias holísticas

Embora seja útil aumentar o espaço físico entre os funcionários (especialmente aqueles com locais de trabalho definidos) para diminuir os riscos de contaminação, a realidade é que a dinâmica dos locais de trabalho é muito fluída.

Nós por exemplo podemos separar as mesas a dois metros umas das outras, mas não há como impedir as pessoas de caminharem até o banheiro ou de tomarem café na copa. Por isso, políticas mais abrangentes como organizar e escalonar os horários de trabalho e limitar o número de funcionários em um local são mais eficazes.

Como você está se preparando para reduzir as possibilidades de contaminação no espaço físico, considere avaliar essas diretrizes da Universidade John Hopkins e o American Enterprise Institute (AEI) como referência. É importante reforçar: são referências de medidas preventivas que, infelizmente, não eliminam completamente o risco de infecção.

Pense além das divisórias

Colocar divisórias e barreiras faz sentido em certos lugares, como os balcões de atendimento, onde é difícil fazer se cumprir o distanciamento físico. Mas estamos preocupados com manchetes como “escritórios nunca mais serão os mesmos”, além da ideia de que painéis de pouco mais de 60 cm entre as estações de trabalho sejam soluções definitivas contra a propagação da doença.

Análises recentes sobre como as partículas liberadas ao tossir ou espirrar se comportam, como esta pesquisa da Aalto University, destacam a potencial ineficácia de divisórias baixas como solução, principalmente porque as gotículas podem circular pelo alto no ar.

Como fabricantes e distribuidores de móveis corporativos, nós obviamente poderíamos nos beneficiar pela venda desses painéis sem nos importamos como são aplicamos, mas alertamos contra tal solução em muitos casos, a menos que ela seja parte de uma estratégia mais ampla.

De olho no fluxo

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Ao analisar a rotina do escritório, é necessário considerar todo o fluxo de pessoas pelo espaço. As pessoas se movimentam ao redor fluidamente; elas não ficam simplesmente paradas em estações de trabalho individuais. Repensar a forma como as pessoas circulam e a quantidade de tempo que elas passam em determinados lugares afeta na distância segura a ser considerada entre elas, melhorando assim a segurança de todos.

Uma maneira de começar é usando o pensamento Lean, que inspirou o Herman Miller Performance System (HMPS). Com ele você pode visualizar os movimentos das pessoas (por meio de um gráfico detalhado) e assim fazer ajustes para promover o distanciamento, bem como possibilitar a otimização do tempo para a conclusão de atividades.

Historicamente, essa abordagem tem funcionado em varejistas como a IKEA, que recebe um grande número de visitantes. Mas acreditamos que esta metodologia possa ser útil para uma ampla gama de espaços durante a pandemia do coronavírus, de fábricas a hospitais e até mesmo escritórios.

A tecnologia também tem uma função a desempenhar aqui também: você pode utilizar ferramentas como a Robin para criar uma rotina de agendamento de salas e mesas. Assim você consegue estabelecer um limite dinâmico ao acesso a certas áreas. Um sistema de agendamento inteligente também vai te ajudar a planejar a limpeza das salas entre as reuniões.

Use dados para decidir quem volta primeiro

Com base no que aprendemos ao estudar a distribuição de equipes e os primeiros dados referentes à pandemia do COVID-19, acreditamos que a tomada desta decisão deve levar em conta três fatores principais:

1. Quão importante e necessária é a interação física entre pessoas para uma equipe ser bem-sucedida (por exemplo, seria mais importante para uma equipe de editores de documentos ou para uma de scrum masters)?

2. Quão bem habilitados e equipados estão as equipes para realizar seus processos de trabalho sob a perspectiva do home office (por exemplo, um desenvolvedor com um laptop versus um engenheiro com um computador de mesa)?

3. Qual é a probabilidade de o trabalho em casa impor desafios extras para os funcionários (por exemplo, pais que fazem malabarismos para trabalhar, cuidar da casa e ainda auxiliar os filhos com a lição de casa versus alguém que vive sozinho e se dedica somente ao trabalho)?

Para fornecer repostas a essas perguntas, nós recomendamos que se aplique uma pesquisa anônima com os funcionários para encontrar dados que podem ser mensurados e classificados em médias por equipe, como a pesquisa Leesman Home Working Assessment.

Com base nesse tipo de informação, você pode determinar quais equipes precisam de mais interação física entre pessoas, quais estão mais ou menos habilitados a utilizar uma tecnologia remota e quais têm mais desafios pessoais no home-office.

Ao realizar pesquisas com os funcionários, faça mais do que uma vez. Um(a) colega de equipe pode estar encontrando dificuldades para trabalhar em casa porque o(a) seu(sua) companheiro(a) e os filhos estão em casa com eles. Essas circunstâncias, no entanto, podem mudar.

Por fim, não ignore os dados relevantes que você possa ter reunido antes da pandemia por meio de sensores de um sistema de escritório inteligente como a Live Plataform. Tendências de uso do escritório nos tempos pré-COVID-19 podem ajudá-lo a determinar quais equipes exploravam mais o escritório, bem como os períodos de pico de utilização dos ambientes. Essas percepções serão úteis ao planejar a reintrodução do seu time e a estratégia a seguir.

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Ofereça suporte para quem está trabalhando remotamente

Você pode usar uma ferramenta de avaliação como as pesquisas mencionadas anteriormente para determinar quem vai precisar continuar trabalhando de forma distribuída por mais tempo e identificar quais equipes poderiam permanecer remotas no longo prazo. De qualquer forma, é fundamental garantir que todos tenham um suporte adequado para exercer o home-office com bom desempenho.

Certifique-se de fornecer o mobiliário ergonômico e plataformas de tecnologia integradas que as pessoas precisam para uma jornada confortável e produtiva dentro de casa. Em seguida, promova melhorias no seu escritório físico com os móveis e ferramentas certos para aprimorar a colaboração entre colegas que estão no espaço físico e os que estão trabalhando remotamente. Uma pesquisa que realizamos em colaboração com a Logitech tem algumas dicas sobre isso.

Nós também criamos essa ferramenta de diagnóstico para ajudar seus funcionários a melhorar o espaço de trabalho deles em casa.

Ao se comunicar, prefira pecar pelo excesso

Durante qualquer crise ou período de mudança atípica, as organizações precisam abraçar a comunicação. Considere como exemplo os pronunciamos de Franklin D. Roosevelt durante a Grande Depressão e a Segunda Guerra Mundial. O bate-papo informal que o presidente realizava pelo rádio e as atualizações constantes trouxeram conforto à população e aumentaram a confiança no poder público mesmo em um período de incertezas.

Na Herman Miller, por exemplo, nós temos uma plataforma de comunicação exclusiva semelhante ao Instagram, e que funciona como nosso principal feed de notícias internas. Ter tal plataforma é importante durante esses momentos porque permite que você transmita com eficiência vídeos de liderança sobre tópicos importantes de gestão e mudanças. Isto também dá aos funcionários a chance de dialogar sobre vários problemas.

Aqui também é uma ocasião em que as pesquisas de gerenciamento anônimas são importantes, pois nem todo mundo se sente confortável ‘levantando a mão’ em um debate coletivo. Nesses levantamentos, você pode fazer perguntas do tipo: “Como você se sente sobre as medidas que estão sendo tomadas durante o retorno ao trabalho?” e “Quais ideias adicionais você tem para nos ajudar a garantir a segurança da equipe?”.

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Comece a agir agora

Uma vez que as soluções para o longo prazo nos locais de trabalho ainda estão evoluindo, podemos ajudá-lo a estabelecer as melhores práticas iniciais para ajudar as pessoas a voltarem ao local de trabalho físico – ou continuarem trabalhando em casa.

Aqui está um checklist que você pode seguir para ter certeza de que está priorizando o bem-estar das pessoas em primeiro lugar, não importa onde eles estejam trabalhando. Todas as recomendações estão baseadas nas orientações de organizações respeitadas como o CDC, NIOSH, OMS, OSHA, entre outras.

Checklist para times que estão trabalhando em casa

• Compreenda os desafios de ajudar todos a se manterem conectados e engajados;
• Conte com ferramentas de tecnologia que o mantenham conectado ao longo do dia;
• Certifique-se de que a tomada de decisões importantes inclua todos os membros da equipe;
• Seja criativo nas ideias para socializar digitalmente.
• Verifique regularmente as necessidades e a situação dos membros da equipe;
• Estabeleça métricas de desempenho baseadas em resultados;
• Certifique-se de que todas as pessoas que trabalham remotamente tenham as ferramentas com a tecnologia e a conectividade certas realizar seu trabalho com eficiência;
• Avalie regularmente a experiência de trabalhar em casa com esses funcionários.

Checklist para times que vão retornar ao local de trabalho

• Reduza a interação física entre as pessoas;
• Limite ou interrompa o compartilhamento de mesa;
• Implemente reservas de mesa ou um regime de limpeza rigoroso;
• Torne obrigatório o uso de máscaras;
• Permita que o maior número possível de pessoas trabalhe em casa;
• Determine que as pessoas lavem as mãos frequentemente;
• Determine que os colaboradores fiquem em casa ao sentirem qualquer sintoma de doenças.

Continue acompanhando a nossa série de postagens “Abraçando uma nova realidade”, que oferece estratégias para o retorno ao local de trabalho pós-Covid-19. No próximo post, vamos falar sobre as estratégias de longo prazo. Fique ligado!