A antiga sede da Harry’s era basicamente uma sala de trabalho cavernosa, um loft de 280 m2 no SoHo em Nova York. O espaço funcionou bem o suficiente nos primeiros dias da empresa.
O escritório aberto dava conta da interação e, como não havia muitos colaboradores, havia espaço o suficiente para as pessoas se separarem de momentos de tensão. Mas quando a empresa cresceu para uma equipe de 65 pessoas, o escritório havia perdido um pouco de seu charme.
Os analistas de negócios abriam as planilhas ao lado do atendimento ao cliente que falavam ao telefone o dia todo, e amostras de produtos e materiais de embalagem se espalharam pela área da recepção.
“Foi frenético”, lembra Scott Newlin, diretor de design da empresa de cuidados masculinos. “Toda essa energia é ótima para o momento, mas também prejudica o seu dia-a-dia quando você está apenas tentando conversar por telefone e não consegue.”
Ineficiência: o custo de fazer acontecer
Atormentados pelo zumbido generalizado da conversa e da atividade, as pessoas buscavam refúgio no corredor externo e nas escadas para conversas particulares e telefonemas. As reuniões foram outro problema. Com apenas duas salas de conferência para compartilhar, as pessoas foram obrigadas a se reunir no elevador de carga.
“Estávamos nos encontrando lá no inverno, usando nossos casacos de inverno e sentados em uma pequena mesa de papelão no meio”, diz Jeff Raider, co-fundador e co-CEO da Harry’s. “Naquele momento, sabíamos que precisávamos de mais espaço compartilhado.”
Foi mais do que apenas a inconveniência de fazer reuniões em elevadores que levaram a empresa a buscar novas acomodações. O escritório da Harry’s estava inibindo a criatividade colaborativa que ajudou a startup a crescer a partir de dois caras com a ideia de melhorar a experiência do barbear para um negócio em expansão.
“Muito poucos indivíduos em nossa empresa podem ver um projeto do início ao fim”, diz Raider. “Quase sempre envolve um esforço de equipe. Mas no nosso antigo espaço, fomos limitados. Tivemos que dedicar a grande maioria do escritório a espaços de trabalho e mesas individuais, o que não deixava muito espaço para as pessoas se reunirem. ”
O escritório também estava impedindo a eficiência dos colaboradores. Horas foram perdidas enviando e-mails para agendar reuniões na sala de conferência única. E com armazenamento limitado – colocado longe do espaço de trabalho – as pessoas corriam em círculos para concluir tarefas simples.
Muitos colaboradores haviam aprendido como lidar com as armadilhas de um escritório lotado, mas para novas pessoas e possíveis contratados, esses pequenos aborrecimentos pareciam esmagadores.
“Nós tivemos algumas pessoas interessadas em trabalhar para a empresa”, diz Newlin. “Eu acho que o espaço antigo e seu zumbido, e sua energia e agitação, eram realmente algo que eles tiveram que sentar e pensar se eles seriam capazes de trabalhar em um espaço como esse.”
Novos insights por meio do Discovery
Chegava a hora de um novo espaço e de uma nova maneira de pensar sobre o local de trabalho. Harry trabalhou com a Studio Tractor e a Herman Miller para projetar seu novo escritório de 2.400 m2. E como a Harry’s queria evitar as dificuldades enfrentadas no antigo espaço, a empresa procurou a Herman Miller e sua estrutura do Living Office® para entender melhor as formas de trabalho de seus colaboradores, identificando os tipos de configurações que sustentariam suas atividades e criar um local de trabalho onde qualquer um teria orgulho de trabalhar.
Para começar essa jornada, a Herman Miller guiou a Harry’s através do Processo de Descoberta, chamado de Discovery, do Living Office, que ajuda as empresas a identificarem seus propósitos, impulsionadores de negócios, caráter e atividades. Isso permite que uma empresa e seus parceiros de design priorizem as configurações que melhor atendam às necessidades das pessoas e dos negócios e criem um local de trabalho com a combinação certa desses espaços.
Os líderes da empresa deram início ao processo identificando os principais objetivos organizacionais que esperavam que o novo local de trabalho os ajudasse a avançar. Entre eles, estava incluído o incentivo do compartilhamento de conhecimento, aumentando a eficiência e atraindo e retendo os melhores talentos.
Em seguida, os grupos focais de colaboradores se reuniram para identificar aspectos do caráter da empresa – mais formal ou informal, uniforme ou diversificado – e identificaram e priorizaram as atividades de trabalho diárias. Os grupos focais descobriram algumas surpresas ao longo do caminho.
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Das descobertas às plantas de piso
A primeira revelação foi o desejo da equipe para que a empresa – e seu escritório – se tornasse mais formal em caráter. Depois de trabalhar em um escritório caótico em plano aberto que não apoiava suas atividades, os colaboradores da Harry’s desejavam mais estrutura, organização e eficiência.
“Como um grupo que está trabalhando em um espaço pequeno que não tem paredes, limites ou áreas reais para tarefas específicas – literalmente apenas um plano aberto – eu acho que o que acaba acontecendo é que você sente que você está precisando de estrutura, Diz Newlin. “Escritórios particulares começam a soar bem nesse momento.”
Uma segunda e igualmente importante descoberta foi que o espaço não dava suporte a toda a variedade de atividades que as pessoas faziam ao longo do dia – criando novos produtos, respondendo a e-mails e telefonemas, conversando e conversando mais, resolvendo problemas juntos, para citar um pouco.
“Através do processo de descoberta, nós realmente quebramos nossas atividades e planta baixa em números”, diz Newlin. “Precisamos desse número de salas de conferência, precisamos desse número de salas de bate-papo individuais, esse número de áreas de lounge onde você pode colocar seu laptop no colo e simplesmente trabalhar.”
As configurações certas, colocadas do jeito certo
Percepções como essa ajudaram a Harry’s e a equipe de design do Studio Tractor a transformarem o novo escritório em um cenário diversificado, com configurações que poderiam ter certeza de que suportariam uma ampla variedade de atividades – algo que não é fácil no novo espaço cavernoso de Harry. “Com 2.400 m2, o truque é garantir que o espaço não se pareça com uma cidade fantasma”, diz Mark Kolodziejczak, arquiteto da Studio Tractor. “Com o Living Office, você tem configurações diferentes que suportam diferentes atividades. As configurações estão dispersas, mas permitem que as atividades ocorram próximas uma da outra”.
Os colaboradores agora têm espaços para reuniões formais, onde podem fazer apresentações para potenciais investidores, pequenas Coves para conversas informais e movimentadas Hives, onde o atendimento ao cliente pode trabalhar por seus e-mails ou conversar rapidamente com os colegas. No Clubhouse Setting, os designers gráficos podem criar facilmente juntos. E se uma tarefa exigir silêncio, as pessoas podem acampar em Havens – salas fechadas que são perfeitas para fazer chamadas telefônicas ou pensar em problemas.
Com toda essa variedade e a liberdade de trabalhar nas configurações que melhor atendessem às suas necessidades, os colaboradores da Harry’s estavam animados para entrar no novo espaço. Mas o teste verdadeiro veio seis meses depois, quando a Herman Miller fez o check-in para determinar se essas configurações estavam realmente ajudando a equipe a se conectar com mais facilidade e ser mais eficiência. Para fazer isso, a Herman Miller conduziu uma pesquisa robusta no local usando uma variedade de métodos, incluindo observação no local e extensas pesquisas entre liderança e equipe.
Segundo uma das respostas da pesquisa. “O novo layout permite a comunicação livre com colegas de todos os departamentos. Mas é confortável e tranquilo o suficiente para mantê-lo concentrado. ”
Dando Mais Espaço ao Acaso
As configurações não são a única coisa que ajuda as pessoas a trabalharem melhor juntas. Os corredores e áreas abertas que cobrem 58% da planta baixa também estão incentivando as pessoas a se conectarem. Essas zonas de conexão oferecem às pessoas mais oportunidades para se movimentar, esbarrar umas nas outras e compartilhar ideias – muito mais do que a localização anterior, onde apenas 37% do layout era dedicado à circulação.
“No espaço antigo, senti que as pessoas não estavam se movendo porque não havia opções, ou elas estavam saindo do desespero”, diz Rachel Peck, gerente da equipe. “Aqui há opções e flexibilidade.”
Adjacências levam à eficiência
No início do projeto, a equipe de liderança da Harry’s também identificou o “aumento da eficiência” como um importante driver de negócios. Essa prioridade estava intimamente ligada ao desejo da equipe por um fluxo de trabalho mais transparente e estruturado, que eles expressaram durante o processo de descoberta. A nova planta organizada e eficiente está tornando isso uma realidade.
“Temos nossa equipe de marketing ao lado de nossa equipe de aquisição de clientes, que no dia-a-dia tem dezenas de conversas”, diz Newlin. “Eu acho que isso realmente permitiu uma abordagem mais simplificada de como eles funcionam. Também nos permitiu levar menos tempo entre certas tarefas ”.
A pesquisa de colaboradores mostra que as pessoas estão percebendo esse novo nível de eficiência. Apenas 29% das pessoas acham que o antigo escritório as ajudou a trabalhar de maneira produtiva, mas agora 70% acham que o novo espaço as ajuda a fazer seu trabalho mais rápido e melhor.
Dando vida à marca
Quando você entra na nova casa da Harry’s – iluminada, aberta, vibrante, mas não caótica -, é fácil acreditar que o novo espaço ajudará a empresa a colocar o foco no terceiro driver de negócios: atrair e reter os melhores talentos. Quem visitar o espaço terá uma compreensão clara do tipo de empresa para a qual trabalharão. A marca e a cultura da Harry’s são evidentes em escolhas de design maiores, bem como pequenos detalhes – de uma área de exibição com lâminas coloridas e garrafas de creme e loção de barbear, até um azul do logotipo da empresa nas pernas das mesas.
“Se eu encontro alguém que eu acho que pode ser um ótimo colaborador para a Harry’s, o meu próximo passo é sempre: “Venha ao nosso escritório. Apenas venha nos conhecer”, diz Raider. “Eu acho que porque estamos muito orgulhosos do nosso espaço, ele fala por si só para todos os que vêm aqui. Eles ficam, “Uau, isso é legal. É bem projetado, é aberto, é colaborativo”, a marca ganha vida imediatamente”.
Peck concordou: “Toda vez que eu trago alguém aqui, as pessoas ficam impressionadas com o espaço. Isso é muito bom para finalmente estar em um espaço adulto onde é bom trazer amigos, candidatos e investidores. ”
A pesquisa com colaboradores também ressalta esse sentimento. Antes da mudança, apenas 47% dos funcionários se orgulhavam de levar visitantes ao escritório. No novo espaço, 98% dizem que sentem orgulho quando levam alguém para visitá-lo.
Dar às pessoas o que elas precisam
Com seu novo local de trabalho, a Harry’s está cumprindo mais do que apenas suas necessidades de negócios; eles também estão atendendo às necessidades fundamentais das pessoas, como segurança e autonomia. Tome segurança, por exemplo. Quando um escritório permite que as pessoas realizem seu trabalho de maneira confortável e intuitiva, as pessoas podem se preocupar menos e se concentrar mais. Newlin já pode ver isso acontecendo em seu novo escritório. “Você pode entrar nesse espaço e saber exatamente o que precisa fazer durante o dia, onde deve trabalhar e armazenar coisas”, diz Newlin.
As pessoas também sentem que sua necessidade de autonomia está sendo satisfeita; eles apreciam que eles tenham uma escolha entre as configurações e a liberdade de trabalhar naquelas que melhor se adequam a eles. As descobertas da pesquisa confirmam isso: 83% dos colaboradores disseram ter as ferramentas e os recursos de que precisam para trabalhar e 60% disseram que têm a capacidade de escolher onde podem trabalhar no escritório. Newlin já está vendo um efeito positivo na satisfação dos colaboradores. “Temos mais espaços onde as pessoas podem trabalhar sem serem atrapalhadas por conversas particulares”, diz Newlin. “As pessoas parecem se sentir mais felizes nos espaços em que trabalham.” Essa melhoria na moral dos colaboradores é comprovada pelos resultados da Harry’s Leesman Survey, que avalia a eficácia no local de trabalho e a satisfação dos funcionários com ela. Enquanto as acomodações anteriores de Harry receberam 48,4 na nota total, sua nova sede recebeu 71,9 – quase doze pontos a mais do que o benchmark global Leesman de 60,1.
Preparado para o crescimento
Não é que o novo local de trabalho seja perfeito: a Harry’s precisou pedir mobília adicional para dar suporte à equipe em crescimento e fazer alguns ajustes no layout para melhor atender ao fluxo de trabalho da equipe, mas é disso que se trata o Living Office. É um sistema para criar ambientes de trabalho com uma variedade de configurações propositais que são capazes de crescer e mudar tão naturalmente quanto as pessoas que as ocupam.
“De muitas maneiras, sinto que temos um escritório vivo”, diz Raider. “Eu sei que a palavra tem múltiplos significados. Acho que um é um escritório em que sentimos que podemos viver, e isso acentua a ação e a vibração na maneira como interagimos. A outra coisa é que ela pode evoluir constantemente e você pode aprender. E isso está muito alinhado com a forma como pensamos em desenvolver nossos negócios. Estamos muito animados para continuar a tornar este um escritório vivo. ”
