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Qual é o futuro do escritório?

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Texto original – Herman Miller

Os desafios de 2020 desenvolveram muitas questões sobre a finalidade do local de trabalho. Por que ir ao escritório quando você pode evitar o deslocamento e permanecer confortável e produtivo em casa? Por que manter ambientes corporativos quando você pode, em vez disso, apoiar as atividades distribuídas e economizar os gastos com imóveis? Mesmo antes da pandemia, as organizações já estavam fazendo essas perguntas – e a COVID-19 acelerou a conversa.

A equipe da Herman Miller ficou entusiasmada com esse rumo em direção a um modo de trabalho mais distribuído – em que o escritório continuará a desempenhar o papel crítico de ajudar as organizações a alcançarem os resultados comerciais desejados.

Na verdade, eles estão se preparando para esse novo cenário há muito tempo. E agora querem ajudar você a explorar mais profundamente a mudança de finalidade do local de trabalho e a obter uma perspectiva mais clara de por que o escritório permanecerá relevante no futuro.

Do aberto ao vazio: o impacto da densificação do escritório

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Ao longo dos últimos anos, as atividades exercidas – e os locais de trabalho – se tornaram cada vez mais distribuídos, com as pessoas trabalhando em suas casas, cafeterias, espaços colaborativos, entre outros.

As pessoas também estão trabalhando em diversos horários ao longo do dia, com base em suas preferências, obrigações familiares ou desejo de conexões em tempo real com os colegas que podem estar em fusos horários diferentes.

Apesar dessa mudança na forma e no local, muitas organizações tendem a pensar nos colaboradores como “funcionários do escritório” ou “funcionários remotos” e esperam que eles trabalhem nos horários comerciais tradicionais.

Ao mesmo tempo, muitas empresas têm priorizado estratégias de densificação (acomodar mais pessoas em menos espaço) – em detrimento de estratégias de acordo com as atividades (diversificar o local de trabalho para atender às necessidades e às tarefas diárias das pessoas).

O resultado? Espaços de escritório abertos e repletos de mesas, que não foram bem recebidos pelos funcionários. A pesquisa da Herman Miller confirma isso: uma análise de dados dos estudos de utilização de espaço de trabalho recentes indica que, embora haja mais mesas nos escritórios abertos, há também cada vez menos utilização delas. As pessoas não se sentem apoiadas e estão buscando outros locais – frequentemente fora do escritório.

Do experimento à realidade: o trabalho distribuído se torna a regra

Quando a COVID-19 forçou a maior parte do mundo a entrar em quarentena, trabalhar em casa se tornou um experimento ampliado.

Embora a experiência tenha criado resultados diversos para os trabalhadores de todo o mundo, ela mudou significativamente a opinião de muitos líderes organizacionais sobre a viabilidade de trabalhar fora do escritório.

De acordo com a Harvard Business Review, 42 por cento dos empregadores agora dizem que a maior parte da sua força de trabalho pode trabalhar remotamente, comparados com 14 por cento antes da pandemia. Isso, juntamente com os desafios econômicos impostos pela crise, está fazendo com que os líderes organizacionais revisitem a finalidade dos seus escritórios.

O escritório como o conhecíamos não é mais visto como necessário para a produtividade dos colaboradores, mas pode ser o pilar de uma cultura próspera e de uma estratégia bem sucedida de trabalho distribuído.

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Do escritório para qualquer lugar: construindo o local de trabalho do futuro

Para que os locais de trabalho continuem a ter um propósito, eles precisam ajudar as pessoas a fazerem o seu melhor, independentemente de onde ou quando estejam exercendo suas tarefas. E isso significa que o ambiente precisa evoluir de um espaço único para uma rede dinâmica de locais na qual os funcionários podem escolher ir em um determinado dia – e no decorrer da semana.

O escritório se tornará uma valiosa amenidade sob demanda que promove as conexões e as interações que perdemos enquanto trabalhamos sozinhos. Ele também servirá como um local que cultiva a aprendizagem, preserva a cultura e expressa a marca da organização.

Muitas pessoas da equipe irão para os escritórios diariamente, mas para outras, o trabalho distribuído será a regra. Poucos funcionários irão ao escritório todos os dias apenas para ler e-mails e participar de reuniões, então as mesas em plano aberto genéricas e as salas de conferências tradicionais serão menos úteis.

Os colaboradores vão buscar ambientes corporativos que tenham configurações de trabalho unicamente ajustadas para a socialização, o foco individual e a imersão no trabalho em equipe. Exemplos desses tipos de espaços incluem:

  • Áreas que incentivam as pessoas a interagirem com suas redes ampliadas (colegas com quem você não trabalha todos os dias). Construir essas relações é essencial para manter a cultura e ajudar as pessoas a terem um senso de propósito e pertencimento.
  • Estações de trabalho que podem ser reservadas e contam com manutenção de segurança. Isso é fundamental, uma vez que muitas pessoas têm dificuldade de se concentrar em casa, especialmente em trabalhos intelectualmente exigentes.
  • Configurações altamente interativas que facilitam a imersão colaborativa no local. Lugares como esses dão às pessoas tempo, espaço e ferramentas para solucionar problemas complexos que são difíceis de resolver remotamente.

Ao criar escritórios que atendem às necessidades dos colaboradores sob demanda, tanto as organizações quanto seu pessoal terão sucesso. Uma vez que esse modelo diminuirá a necessidade de planejamento de ocupação densa, as empresas economizarão com custos de instalação e criarão locais de trabalho mais valiosos para seus funcionários.

E ao oferecer às pessoas a opção de trabalhar em um local que atenda às necessidades de bem-estar delas e aos processos de trabalho diversos, elas terão a autonomia e segurança que precisam para prosperar

Dados empíricos suportam esse enfoque. O estudo da Gallup publicado em janeiro de 2020 indicou que os funcionários que podiam escolher quando ir ao escritório e quando trabalhar em casa tinham níveis mais altos de engajamento do que aqueles que passavam a maior parte do tempo no escritório ou trabalhando remotamente.

Acrescente a isso um programa de trabalho em casa bem pensado – com mobiliário de apoio ergonômico e tecnologias essenciais – e você poderá colocar o bem-estar e a produtividade na lista dos resultados positivos.

Principais ideias para o futuro dos escritórios

  1. As formas distribuídas de trabalhar – em que as pessoas têm autonomia para trabalhar em diferentes horários e locais – não são novidade, mas se aceleraram devido à pandemia.
  2. As pessoas podem ser produtivas trabalhando em outros locais, mas os escritórios ainda oferecem um excelente valor como recursos sob demanda para indivíduos e equipes.
  3. Para permanecerem relevantes, os escritórios do futuro precisarão criar cultura e comunidade, apoiar o foco individual e facilitar o trabalho em equipe intensivo.
  4. A experiência do trabalho em casa é diferente para cada um. As empresas devem se esforçar continuamente para ajudar as pessoas a permanecerem saudáveis e produtivas, independentemente de onde elas estejam trabalhando.

Ficou mais claro como o escritório continuará a exercer um papel fundamental para a sua organização? Comente aqui o que achou desses insights e fique ligado nas novidades do nosso blog!

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