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6 dicas para fazer reuniões valerem a pena (parte 1/2)

Saiba como torna-las mais produtivas e eficientes

Texto original de The Editors / Artes por Jean Jullien / Herman Miller

Uma pesquisa publicada na Harvard Business Review com executivos de grandes empresas dos EUA constatou que 71% deles acreditam que reuniões costumam ser improdutivas e ineficientes, uma queixa comum.

Ao observar a rotina desses executivos, o estudo registrou que eles passam em média 23 horas por semana em reuniões agendadas, ou seja, sem contar o que foi marcado de última hora no improviso.

É quase um dia inteiro dedicado a reuniões, tempo tão valiosos que fez 65% destes profissionais afirmarem ao levantamento que não conseguem assim completar as próprias tarefas diárias.

Não é preciso trabalhar tão longe como nos EUA para saber que esse sentimento é compartilhado, infelizmente, por funcionários, gestores, diretores e presidentes de empresas de todo o mundo.

A conclusão é que funcionários e gestores estão chegando mais cedo e saindo mais tarde do trabalho, ou usando finais de semana para tirar o atraso. Cada minuto gasto em reuniões sem sentido gasta o tempo que seria usado para criar e planejar.

Faça suas reuniões valerem a pena!

Nem todas as reuniões são sem sentido. Bem planejadas e executadas, as reuniões são propulsoras de grandes ideias, sentimentos em comum e colaborações em potencial.

Para lhe ajudar a atingir este objetivo, reunimos seis dicas divididas em duas postagens para tirar o máximo proveito do seu tempo junto à equipe. Confira agora as três primeiras dicas para tornar as reuniões um pouco menos dolorosas e mais eficientes:

  1. Tenha um propósito

Objetivo de qualquer reunião, seja uma conversa tête-à-tête ou uma apresentação de slides para um grupo de pessoas, é se beneficiar do poder da percepção coletiva. Mais do que espaço físico adequado, uma boa reunião exige que todos estejam no mesmo mindset: participação ativa, comunicação clara, escuta sincera e foco profundo. Bom, alguns snacks também podem ajudar!

 

2. Isso é mesmo necessário?

Antes de marcar uma reunião, pergunte-se sempre: essa reunião é realmente necessária? Você pode tornar esses encontros mais efetivos se perguntando sobre outros pontos que envolvem uma reunião.

Todas as pessoas que pretendo convidar terão uma participação relevante? Pretendo marcar para às 17h30 de uma sexta-feira? Tome cuidado para não se sobrecarregar também a equipe com muitas reuniões, causando conflitos e limitações de agenda que podem gerar seguidas remarcações.

Enquanto a reunião está em andamento, atenha-se à pauta e não deixe que conversas paralelas ao propósito do encontro assumam o controle. Dessa forma, se algo fluir muito bem em um determinado ponto da reunião, você terá tempo suficiente para não precisar interromper um valioso momento espontâneo de criatividade das pessoas.

  1. Agende com cuidado

É a regra de ouro: reserve um espaço para reuniões com base nas ferramentas e no tempo que você precisa. Não é preciso se enlouquecer para reservar uma grande sala de videoconferência se a ideia fazer um simples check do andamento das tarefas.

Caso você precise se conectar com pessoas em Londres, Dubai, Sydney, Moscou e Pequim, a) você é muito importante e b) vai precisar mais que um quadro branco e o viva voz de um telefone para impressionar.

Embora as falhas tecnológicas sejam uma realidade da vida moderna, nunca deixe de verificar se apresentações, conexões à Internet e outros detalhes como microfones e som estão funcionando plenamente antes de começar.

Gostou das dicas? O nosso próximo post vai completar as seis dicas que vão lhe ajudar a ter reuniões mais produtivas e eficientes. Fique ligado no Blog da Novo Ambiente

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