Saiba como se programar, conduzir e não perder o foco em reuniões à distância
Agora que você já sabe como tornar seu home office mais produtivo e saudável, vamos explicar em cinco dicas como realizar reuniões nesse regime de trabalho sem dor de cabeça.
Como observamos na última postagem, o home office pode não ser uma novidade, mas o surto do coronavírus faz com que muitas pessoas experimentem a experiência de trabalhar de casa por vários dias pela primeira vez na carreira.
CONFIRA TAMBÉM:
- Como ser um expert em eficiência;
- Autonomia no trabalho parte 1/4: acomode horários flexíveis e trabalhadores contingentes;
- Autonomia no trabalho parte 2/4: ofereça variedade em ferramentas e postura;
- Autonomia no trabalho parte 3/4: fornecendo configurações com propósito;
- Autonomia no trabalho parte 4/4: promovendo a liberdade de escolha.
Se é o seu caso, não se preocupe: muitas pessoas que já estão acostumadas a trabalhar de casa podem estar cometendo os mesmos erros de quem está começando agora, especialmente quando o assunto é reunião.
Seja em casa ou no trabalho, dificilmente você escapará de ao menos uma reunião e é preciso estar preparado para desempenhar um bom papel. À distância, o cuidado é deve ser ainda maior, pois um deslize pode causar o constrangimento de não poder participar.
Confira agora cinco dicas para fazer boas reuniões em home office:
- Organize a agenda e os horários
Organize na agenda eletrônica e compartilhe com os colegas quais serão reuniões você estará envolvido no dia e na semana. Eles saberão quando e onde poderão contar com você, evitando conflitos de agenda.
Assim como nos escritórios, é comum surgir meetings de última hora: se isso é frequente na sua rotina, reserve ao menos 30 minutos do seu dia por precaução. Isso vai lhe ajudar a não ser pego de surpresa de modo que uma tarefa importante fique para trás.
Se você é o gestor da área ou foi designado para comandar a pauta, defina previamente qual o período necessário para cumprir os objetivos daquele encontro: muitas reuniões de uma hora foram resolvidas em 15 ou 30 minutos.
- Não hesite em testar conexões e dispositivos
O avanço da tecnologia fez com que hoje seja praticamente impossível haver um notebook sem uma câmera para videoconferências. Se o seu computador é o modelo de mesa (desktop), adquira o quanto antes uma webcam.
O microfone requer atenção especial: dê preferência aos modelos de celular, que possuem fone e microfone no mesmo dispositivo. Os computadores mais recentes preveem uma entrada única para este tipo de fone, bastando conectá-lo.
No entanto, computadores mais antigos – especialmente os de mesa – ainda separam os canais de fone e microfone, sendo necessário um adaptador para unificar as duas entradas numa só.
Com tudo conectado, faça uma chamada de teste com colegas no Sky, WhereBy e outros aplicativos de videoconferência para testar a qualidade do vídeo e do áudio.
Lembre-se que, além de veloz, sua internet precisa estar bem distribuída em qualidade sinal pela casa. Se você fica próximo ao roteador, conecte seu computador à Internet por meio do cabo de rede (Ethernet) ao invés do WiFi.
- Sorria, você está sendo filmado!
Nem todo mundo tem um escritório montado em casa, o que implica que qualquer lugar da casa pode ser o seu local de trabalho. Num dia de reunião, essa flexibilidade precisa de uma série de ponderações.
Escolha um local silencioso, confortável, iluminado e com boa conexão à Internet. Confira se o cenário de fundo não traz elementos que podem disputar a atenção dos participantes, dispersando o foco na sua fala.
iluminação é fundamental para que você e suas reações ao falar sejam vistos e bem interpretados. Se o cômodo escolhido tiver janelas, nunca se posicione de costas para elas, o que vai fazer você escurecer na imagem por conta do efeito contraluz.
Lembre-se de dialogar com familiares e amigos da importância de se respeitar sua indisponibilidade total por aquele período, evitando interrupções que podem ser constrangedoras.
Use roupas confortáveis, mas nem pense em participar de reuniões de pijama: além da falta de consideração com os colegas e com o assunto a ser tratado, isso passa uma mensagem desmotivacional para o seu próprio cérebro.
- Aprenda a usar os aplicativos
Aplicativos de videoconferências como Skype, WhereBy, entre outros, possuem recursos que você poderá ter de usá-los rapidamente numa reunião importante sem nunca ter testado.
Um exemplo é o compartilhamento de tela e arquivos: embora seja fundamental para o prosseguimento de uma reunião, muitas pessoas usaram esses aplicativos apenas para falar umas com as outras, sem nunca ter trocado um arquivo.
Outra dica importante é aprender e passar a deixar seu microfone mudo enquanto outras pessoas falam, evitando que algum barulho eventual, como um cachorro latindo na casa vizinha, interfira.
O chat pode ser importante aliado: aproveito-o para compartilhar links, dados e informações que reforcem a sua fala, evitando conversas desconexas com o objetivo da reunião.
- Esteja preparado para imprevistos
Por mais planejada que o local e a pauta de reunião à distância possa ser, você nunca vai prever todas as situações que podem acontecer e assim atrapalhar o pleno andamento de uma reunião.
Afinal, ninguém consulta a previsão do tempo para marcar reuniões em dias de Sol como também não liga na prefeitura para saber se algum serviço de manutenção, como a poda de árvores e a quebra de calçadas usando britadeiras, será feito justamente naquele dia.
Se você ficar sem luz e Internet em casa durante uma tempestade e não puder adiar o call, um celular pode lhe salvar com a bateria carregada e um bom pacote de dados móveis.
Mesmo com luz e Internet em perfeitas condições, a conexão dos colegas pode deixar a desejar e talvez seja necessário trocar a chamada de vídeo pela de áudio. E o que fazer com aquele relatório cheio de gráficos que você tinha preparado?
Esteja sempre preparado para argumentar verbalmente sobre qualquer assunto da reunião, mesmo que não seja possível apresentar isso visualmente naquele momento. Se houver uma quantidade grande de números, você pode usar o chat para que todos acompanhem e explicar pelo áudio sua leitura deles.
Gostou das dicas? Já havia aplicado alguma delas antes? Conhece mais uma alguma? Compartilhe conosco nos comentários:
