Confira um o exemplo da Tavistock Development Company, em Orlando -EUA
Texto original – Herman Miller
Na Tavistock Development Company as pessoas não almoçam em suas mesas. Por que o fariam, se elas podem desfrutar de uma refeição na copa envidraçada e iluminada da incorporadora? Os contadores se misturam com gerentes de projeto, os assistentes administrativos riem com advogados e especialistas em marketing se reúnem com os planejadores urbanos.
Pessoas que normalmente não passariam muito tempo juntas durante o horário de trabalho vislumbram o que os outros estão fazendo, e se divertem com isso.
Mas isso não foi sempre assim. Antes que o presidente da Tavistock, Jim Zboril, e sua equipe tomassem a decisão de consolidar três escritórios diferentes em um local só, era quase impossível que as pessoas se juntassem para qualquer tipo de ocasião, inclusive no almoço.
Os escritórios espalhados e subdimensionados da empresa não possuíam espaço suficiente para que as pessoas fizessem seu trabalho efetivamente, tanto juntos como sozinhos. Os funcionários não tinham onde trabalhar em conjunto em seus projetos de desenvolvimento de comunidades.
“Minha equipe executiva e eu monopolizávamos todas as salas de conferências”, diz Zboril. “As pessoas que realmente estavam fazendo todo o trabalho não tinham acesso a espaços colaborativos”. Os colaboradores agendavam reuniões importantes fora da empresa, uma prática que estava se tornando um desperdício tanto na eficiência como no orçamento.
Na opinião de Zboril, aqueles desafios sinalizavam um problema muito mais profundo do que ineficiências e inconvenientes. Se a Tavistock queria manter a sua reputação como um modelo que cria comunidades inspiradoras e acolhedoras para os clientes, precisaria fazer o mesmo pela equipe.
O presidente e seu grupo de gestão sabiam que precisavam reunir todos em um só lugar, e o Town Center, parte do seu popular empreendimento em fase de lançamento no Lago Nona, era o local ideal.
O próximo passo — planejar um local de trabalho que ajudasse todos a interagir mais — não era tão simples. Para isso, recrutaram a Herman Miller e a Little Diversified Architectural Consulting (Little), de Orlando, para ajudar.
“Quando visitamos a sede da Herman Miller em West Michigan, uma das coisas que nos inspirou imediatamente foi a energia”, diz Zboril. “Isso era algo que precisávamos levar de volta para o nosso ambiente. Começamos a analisar os diferentes tipos de espaços que eles tinham, e a pensar sobre como poderíamos criá-los para nossas próprias necessidades na Flórida.”
Os espaços que Zboril lembra de ver são chamados de configurações — apenas uma parte da abordagem do Living Office da Herman para criar locais de trabalho onde pessoas e organizações possam prosperar.
Equipadas com um mix personalizado de mobiliário e equipamentos, essas configurações podem desencadear o potencial das pessoas para serem mais criativas, colaborativas e envolvidas em seu trabalho.
O desenvolvimento do Living Office
A Herman Miller convidou a Tavistock para participar de um projeto de pesquisa para estudar a eficácia do local de trabalho antes, durante e após a implementação do Living Office. Essa abordagem alinhava-se com a própria prática da empresa de usar dados para informar os projetos de desenvolvimento comunitário.
Como parte da pesquisa, a Herman Miller guiou os funcionários e líderes pelo processo de descoberta do Living Office. Os líderes da empresa iniciaram o processo identificando os principais objetivos organizacionais que eles esperavam que o novo local de trabalho os ajudasse a alcançar. Eles incluíram construir um senso mais forte de comunidade entre os funcionários, aumentar a eficiência e atrair e reter os melhores talentos.
Um grupo de funcionários estudou uma lista de 10 atividades comuns, identificou as mais críticas para suas atividades e mapeou essas atividades em relação às configurações que melhor os apoiariam.
Os resultados dessa pesquisa demonstraram que o novo espaço precisaria possibilitar as atividades altamente colaborativas que os funcionários realizam ao longo do dia. Elas incluem longas conversas, períodos mais longos de trabalho colaborativo de desenvolvimento de projetos e discussões rápidas e improvisadas.
Configurações em construção
“Em nosso antigo escritório, eu tinha a opção de trabalhar fechado no meu escritório ou em uma sala de conferências. Agora, eu tenho umas 10 ou 12 opções. Este é um ambiente que permite trabalhar da maneira que se quiser trabalhar em um determinado momento”, diz o vice-presidente de desenvolvimento da Tavistock.
Cada um dos oito tipos de configurações do Living Office da Tavistock foi projetado intencionalmente para apoiar os diferentes tipos de trabalho individual e em grupo.
No Workshop, as pessoas se juntam em torno de uma mesa de trabalho longa e alta, analisando plantas para novos projetos de incorporação. Grandes monitores flanqueiam o entorno, permitindo que as pessoas revejam projetos digitalmente e façam mudanças em tempo real. E se alguém precisar atender a um telefonema, pode se deslocar para um conjunto próximo de cadeiras de lounge.
Além da Workshop, o escritório oferece diversos locais onde as pessoas podem trabalhar juntas. Quando um papo rápido na estação de trabalho torna-se uma discussão mais longa, as pessoas podem se deslocar para as configurações Cove, espaços semifechados que proporcionam privacidade e espaço necessários para compartilhar ideias. Nessas configurações, as pessoas podem ter conversas longas sobre seu trabalho sem distrair os colegas próximos.
A copa central (também conhecida como configuração Plaza (Praça)) oferece um lugar alternativo para as pessoas se reunirem para conversas sobre qualquer coisa, desde os planos de desenvolvimento até os planos para o fim de semana.
Na Plaza, a socialização e o trabalho convergem — atividades que acontecem em reuniões de happy hour, festa relâmpago para celebrar novos negócios e comemorações mensais sobre curiosidades da Tavistock ou concursos de fantasia.
“Após a mudança, fiz aos funcionários várias perguntas sobre as novas políticas de RH que faziam mais diferença para eles”, diz Debbie DeMars, vice-presidente de recursos humanos e operações internas. “As pessoas disseram que a maior diferença foi a copa e os encontros que temos lá.”
Um projeto de espaço pessoal
No novo escritório, quando as pessoas precisam sair do burburinho da atividade no escritório principal, elas podem procurar uma trégua nos ambientes fechados da configuração Haven (Refúgio). Lá alguém pode passar algumas horas trabalhando em um laptop, conversando por telefone ou refletindo sobre um problema complicado.
As estações de trabalho dos funcionários também são equipadas para ajudar as pessoas a focar no seu trabalho por longos períodos de tempo, e, então, atender rapidamente quando um colega aparece com uma pergunta.
“Eu reviro minha mesa de cima para baixo constantemente ao longo do dia”, diz a administradora de projetos, Christyann Courtney. “Se eu precisar de muita concentração, eu me sento. Mas se alguém chegar à minha mesa, eu imediatamente a levanto e, então, ficamos em pé juntos. Parece mesmo uma maneira mais natural de compartilhar o espaço.”
O caminho para a prosperidade
Acomodações como estações de trabalho ergonômicas e um ambiente de escritório mais diversificado e aberto ajudam as pessoas a se conectarem mais e a trabalhar melhor, e ao mesmo tempo permitem à Tavistock atingir metas comerciais críticas, como o aumento da eficiência.
Para Rashesh Thakkar, diretor gerente sênior, resultados como esses são uma grata surpresa. “Inicialmente, não estava convencido com a ideia de um escritório mais aberto”, diz Thakkar. “Mas eu vejo que a flexibilidade do novo espaço é revigorante. As pessoas parecem mais inspiradas e felizes. Tudo isso é bom para a produtividade.”
Outro fator motivador para o novo escritório foi melhorar a capacidade da empresa de atrair — e manter — empregados talentosos. “Nos últimos dois anos antes da mudança a nossa taxa de rotatividade foi de 26%”, diz DeMars. “Agora nossa taxa de rotatividade é de 10% ao ano.”
DeMars atribui essa melhoria dramática na retenção “aos intangíveis”. “Não é só o salário, não é só o tempo livre. Está relacionado com sentir-se bem quando você vai trabalhar. É ter orgulho e espírito de grupo.”
Para quantificar essa melhoria, a Herman Miller orientou os líderes e funcionários na pesquisa da Leesman. Enquanto as acomodações anteriores da Tavistock obtiveram 48,7 em 100 no Índice Leesman, a nova sede recebeu 85,5 pontos. Essa excelente classificação deu à Tavistock a certificação Leesman+.
“Este escritório confirma que praticamos o que pregamos em nossos projetos de desenvolvimento comunitário”, diz Zboril.
O que achou desse exemplo? Pronto para transformar o ambiente da sua empresa e oferecer um espaço que estimule o senso de pertencimento em todos os colaboradores? Comente aqui quais são os desafios no seu escritório e fique ligado nas novidades do blog para mais insights como esse!
